Minder mail en papier tussen boeking en aflevering.
Boekingen, vrachtdocumenten, tariefaanvragen en vragen van klanten over hun zending: in expeditie en forwarding komt het binnen via de mail, met tijdsdruk. Daar kan AI voorbereiden, terwijl jouw medewerkers beslissen.
Hoeveel van de dag gaat op aan mail en overtypen?
Een boeking komt binnen per mail, met een bijlage. De gegevens gaan met de hand over in het systeem en op de vrachtdocumenten. Intussen vragen klanten waar hun zending is, en vraag je tarieven op bij rederijen en vervoerders, vaak in een eigen opmaak per partij. Dezelfde gegevens worden zo meerdere keren getypt en nagelopen.
Veel van dat werk volgt vaste patronen en bestaat uit gegevens die er al zijn. Daar kan AI een eerste concept of een overzicht van maken. Jouw medewerker controleert, past aan en beslist wat er wordt vastgelegd of verstuurd. Over tarieven, prijsafspraken en wat een klant te horen krijgt beslist jouw team.
Boekingen en documenten
Dezelfde gegevens typ ik op drie plekken over.
Gegevens uit een boekingsmail en de bijlagen komen terug op vrachtdocumenten en in het systeem. Waar het kan, bouwen we een toepassing die er een conceptdocument van klaarzet. Standaard controleert jouw medewerker het document en beslist wat er wordt vastgelegd of verstuurd.
Klantvragen en tarieven
Het postvak is vol met vragen waar ik het antwoord al ken.
Klanten vragen naar de stand van zaken, en tarieven opvragen en naast elkaar zetten kost per aanvraag tijd. Wij bouwen een toepassing die een conceptantwoord of een conceptaanvraag klaarzet op basis van gegevens die jullie zelf aanleveren. Standaard leest jouw medewerker mee en verstuurt hij zelf.
Zo werkt het
Van mail en overtypen naar een concept dat je controleert.
Werk kiezen
We beginnen bij het werk dat de meeste handen kost, zoals boekingsmails of tariefaanvragen.
Bronnen bepalen
We leggen vast welke mails, documenten en systemen erin horen, welke niet, en wie erover gaat.
Bouwen en testen
We bouwen met jouw team en testen met stukken uit jullie eigen praktijk, waar het kan zonder persoonsgegevens.
In gebruik nemen
Het team werkt ermee. Een medewerker controleert wat de toepassing voorbereidt voordat het wordt vastgelegd of verstuurd.
Voor expeditie en forwarding
Wat we voor een forwarder doen
De aanpak als antwoord
Minder overtypen, het oordeel blijft bij jou.
Een concept, geen leeg blad
Documenten en antwoorden beginnen bij een voorstel dat je controleert.
Tarieven naast elkaar
Binnengekomen tarieven kunnen overzichtelijk bij elkaar worden gezet, uit de bronnen die je aanwijst.
De mens beslist
Over tarieven, prijsafspraken en wat naar een klant gaat beslist jouw medewerker.
Met wie je praat
Persoonlijk contact, van begin tot eind.
Ik begin liever klein en concreet. Dan zie je snel wat past, en wat nog niet.
Jan de Jongh
Oprichter
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten voordat je begint?
Eerlijke antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Mis je een vraag? Stel hem tijdens een kennismaking of via contact.
Waar beginnen we bij een forwarder?
Bij het werk dat de meeste tijd kost en waar de uitkomst goed te controleren is, vaak boekingsmails, documenten of tariefaanvragen. In de kennismaking kijken we wat bij jullie past.
Beslist AI over tarieven of documenten?
Nee. AI bereidt voor, bijvoorbeeld een conceptdocument of een overzicht van tarieven. Jouw medewerker controleert, beslist over tarieven en prijsafspraken en bepaalt wat wordt vastgelegd of verstuurd. De documenten zijn conceptdocumenten: wat er op een officieel document komt en wat daarmee wordt ingediend, blijft aan jouw medewerker en de daartoe bevoegde mensen.
Kan AI zeggen waar een zending is?
Een toepassing zet een conceptantwoord klaar op basis van gegevens die jullie zelf aanleveren of waar het kan uit jullie eigen systemen. Wat daar niet in staat, weet de toepassing niet. Standaard leest een medewerker het concept en beslist hij wat naar de klant gaat. We beloven geen leveringen of aankomsttijden.
Wat doen jullie met onze gegevens?
We werken met de gegevens die nodig zijn voor de opdracht. We kiezen standaard voor opslag en AI-verwerking binnen de EU. Verwerken we persoonsgegevens voor je, dan sluiten we daarvoor een verwerkersovereenkomst. Wij en onze leveranciers gebruiken je gegevens niet om generatieve AI-modellen te trainen.
Kan AI onze mails en documenten verwerken?
Ze kunnen worden voorbereid en doorzoekbaar gemaakt, uit de bronnen die je aanwijst. AI kan fouten maken, dus een medewerker controleert voordat iets wordt vastgelegd of naar een klant, rederij of vervoerder gaat. Mails, boekingen en documenten bevatten vaak persoonsgegevens, bijvoorbeeld van contactpersonen. Welke gegevens we gebruiken, leggen we vooraf vast, en waar het kan beginnen we met stukken zonder persoonsgegevens. Zakelijke afspraken met je relaties, bijvoorbeeld over tarieven, blijven van jou; of je ze met ons of met AI mag delen, toets je vooraf.
Van wie is wat jullie bouwen?
Van jou. Wat we bouwen is van jou, met uitzondering van onderdelen van derden waarvoor hun eigen licentie geldt. We dragen de oplossing over en leggen uit hoe hij werkt.