Minder papierwerk tussen offerte en levering.
Offertes en calculaties, werkvoorbereiding, technische documentatie, kwaliteitsrapporten: in een productiebedrijf gaat veel tijd naar papierwerk naast het werk zelf. Daar kan AI voorbereiden, terwijl jouw mensen beslissen.
Hoeveel uren gaan naar papierwerk naast het werk zelf?
Er komt een aanvraag binnen. Iemand zoekt een vergelijkbare offerte, rekent de calculatie door en schrijft het voorstel uit. Voor de werkvoorbereiding zoek je in tekeningen, mails en het hoofd van een ervaren collega. Na de productie volgen kwaliteitsrapporten, afwijkingen en technische documentatie, en klanten mailen intussen met vragen over hun order.
Veel van dat werk volgt vaste patronen en bestaat uit gegevens die er al zijn. Daar kan AI een eerste concept of een overzicht van maken. Jouw medewerker controleert, past aan en beslist wat er wordt vastgelegd of verstuurd. Over prijzen, kwaliteit en wat je aan een klant levert beslist jouw team.
Offertes en calculatie
Elke offerte reken en schrijf ik weer uit.
Bijna elke aanvraag lijkt op een eerdere opdracht, maar die opdracht terugvinden kost tijd. Wij bouwen een toepassing die uit eerdere offertes en calculaties een concept klaarzet. Jouw medewerker controleert de prijzen en de inhoud, past aan en verstuurt zelf. Eerdere opdrachten kunnen per opdrachtgever gescheiden blijven. Welke als basis mogen dienen, bepaal je zelf.
Rapporten en documentatie
Na de productie begint het papierwerk.
Kwaliteitsrapporten, afwijkingen en technische documentatie worden uitgeschreven uit gegevens die er al zijn. Wij bouwen een toepassing die er een concept van klaarzet. Jouw medewerker beoordeelt de inhoud, past aan en beslist wat er wordt vastgelegd.
Zo werkt het
Van papierwerk naar een concept dat je controleert.
Werk kiezen
We beginnen waar het meeste papierwerk zit, meestal offertes of werkvoorbereiding.
Bronnen bepalen
We leggen vast welke offertes, tekeningen en rapporten erin horen, welke niet, en wie erover gaat.
Bouwen en testen
We bouwen met jouw team en testen met echte gevallen.
In gebruik nemen
Het team werkt ermee; een medewerker controleert en beslist wat er wordt vastgelegd of verstuurd.
Voor maak- en productiebedrijven
Wat we voor een productiebedrijf doen
De aanpak als antwoord
Minder papierwerk, het oordeel blijft bij jou.
Een concept, geen leeg blad
Offertes en orderbevestigingen beginnen bij een voorstel dat je controleert.
Rapporten voorbereid
Kwaliteitsrapporten en documentatie staan als concept klaar, uit de bronnen die je aanwijst.
De mens beslist
Over prijs, kwaliteit en wat je aan een klant levert beslist jouw medewerker.
Met wie je praat
Persoonlijk contact, van begin tot eind.
Ik begin liever klein en concreet. Dan zie je snel wat past, en wat nog niet.
Jan de Jongh
Oprichter
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten voordat je begint?
Eerlijke antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Mis je een vraag? Stel hem tijdens een kennismaking of via contact.
Waar beginnen we in een productiebedrijf?
Bij het werk dat de meeste tijd kost en waar de uitkomst goed te controleren is, vaak offertes of werkvoorbereiding. In de kennismaking kijken we wat bij jullie past.
Beslist AI over prijzen of kwaliteit?
Nee. AI bereidt voor, bijvoorbeeld een conceptofferte of een overzicht. Jouw medewerker controleert de prijzen, beoordeelt de inhoud en beslist wat er wordt vastgelegd of verstuurd. AI beoordeelt de kwaliteit of veiligheid van producten en machines niet en vervangt geen keuring, certificering of beoordeling door de daartoe bevoegde mensen.
Werkt dit met ons ERP-systeem?
Dat bespreken we per systeem. Voor oplossingen die specifiek op jullie bedrijfssystemen aansluiten, zoals je ERP, is er maatwerk. Voor Exact kijken we ook naar de Exact MCP-server. Onze server voert schrijfacties alleen uit na jouw akkoord. Gebruik je je eigen AI-assistent met de Exact MCP-server, dan gelden daarvoor de afspraken die je met de aanbieder van die assistent hebt.
Wat doen jullie met onze gegevens?
We werken met de gegevens die nodig zijn voor de opdracht. We kiezen standaard voor opslag en AI-verwerking binnen de EU. Verwerken we persoonsgegevens voor je, dan sluiten we daarvoor een verwerkersovereenkomst. Wij en onze leveranciers gebruiken je gegevens niet om generatieve AI-modellen te trainen.
Kan AI onze kwaliteitsrapporten en technische documentatie verwerken?
Ze kunnen worden voorbereid en doorzoekbaar gemaakt, uit de bronnen die je aanwijst. AI kan fouten maken, dus een medewerker controleert voordat iets wordt vastgelegd of naar een klant gaat. Welke tekeningen en documenten erin horen, bepalen we samen vooraf. Tekeningen, specificaties en prijzen van opdrachtgevers vallen vaak onder een geheimhoudingsafspraak. Of je die met ons of met AI mag verwerken, hangt af van wat je met die opdrachtgever hebt afgesproken. Dat toets je vooraf. Stukken kunnen per opdrachtgever gescheiden blijven; wat je deelt, bepaal je zelf. Begin je liever met stukken zonder gevoelige inhoud, dan kan dat ook. Technische documentatie die wettelijk vereist is, zoals voor CE-markering, blijft de verantwoordelijkheid van jouw bedrijf en de daartoe bevoegde mensen.
Van wie is wat jullie bouwen?
Van jou. Wat we bouwen is van jou, met uitzondering van onderdelen van derden waarvoor hun eigen licentie geldt. We dragen de oplossing over en leggen uit hoe hij werkt.