Overtypen en zoeken: daar kan AI het voorwerk doen.
Opdrachten per mail of portal, vrachtbrieven, vragen van verladers, schademeldingen en afleverbewijzen: in een transportbedrijf komt veel binnen met tijdsdruk. Daar kan AI voorbereiden, terwijl jouw planners en medewerkers beslissen.
Hoeveel van de dag gaat op aan invoeren en uitzoeken?
Een transportopdracht komt binnen per mail of via het portal van een verlader, elk in een eigen opmaak. De gegevens gaan met de hand in het systeem en later op de vrachtbrief. Een wijziging betekent de planning opnieuw bekijken. Intussen vragen verladers naar afspraken en de stand van hun zending, en na een schade of bij een factuurvraag zoek je afleverbewijzen, mails en opdrachtgegevens bij elkaar.
Veel van dat werk volgt vaste patronen en bestaat uit gegevens die er al zijn. Daar kan AI een eerste concept of een overzicht van maken. Jouw medewerker controleert, past aan en beslist wat er wordt vastgelegd of verstuurd. Over de planning, een schade en wat een verlader of verzekeraar te horen krijgt beslist jouw team.
Opdrachten en documenten
Elke opdracht typ ik over, en daarna de vrachtbrief nog een keer.
Opdrachten komen binnen in een eigen opmaak per verlader, en dezelfde gegevens komen terug in het systeem en op de vrachtbrief. Waar het kan, bouwen we een toepassing die er een conceptopdracht en een conceptdocument van klaarzet. Standaard controleert jouw medewerker het concept en beslist wat er wordt vastgelegd of verstuurd.
Verladers en meldingen
Voor elke vraag of schademelding zoek ik dezelfde stukken bij elkaar.
Verladers vragen naar afspraken, stukken of de stand van een zending, en bij een schademelding of een factuurvraag staan de stukken verspreid. Wij bouwen een toepassing die een conceptantwoord of een conceptmelding klaarzet op basis van stukken die jullie zelf aanleveren. Standaard leest jouw medewerker mee en verstuurt hij zelf. Een oordeel over wie aansprakelijk is, blijft bij jullie.
Zo werkt het
Van invoeren en zoeken naar een concept dat je controleert.
Werk kiezen
We beginnen bij het werk dat de meeste handen kost, zoals opdrachten uit de mail of het terugvinden van afleverbewijzen.
Bronnen bepalen
We leggen vast welke mails, documenten en systemen erin horen, welke niet, en wie erover gaat.
Bouwen en testen
We bouwen met jouw team en testen met stukken uit jullie eigen praktijk, waar het kan zonder persoonsgegevens.
In gebruik nemen
Het team werkt ermee. Een medewerker controleert wat de toepassing voorbereidt voordat het wordt vastgelegd of verstuurd.
Voor transport en vervoer
Wat we voor een transportbedrijf doen
De aanpak als antwoord
Het voorwerk gedaan, het oordeel blijft bij je team.
Een concept, geen leeg blad
Opdrachten, documenten en antwoorden beginnen bij een voorstel dat je controleert.
Stukken terug te vinden
Afleverbewijzen en afspraken kunnen worden teruggevonden uit de bronnen die je aanwijst.
De mens beslist
Over de planning, een schade en wat naar een verlader of op een factuur gaat, beslist jouw team.
Met wie je praat
Persoonlijk contact, van begin tot eind.
Ik begin liever klein en concreet. Dan zie je snel wat past, en wat nog niet.
Jan de Jongh
Oprichter
Veelgestelde vragen
Wat wil je weten voordat je begint?
Eerlijke antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Mis je een vraag? Stel hem tijdens een kennismaking of via contact.
Waar beginnen we bij een transportbedrijf?
Bij het werk dat de meeste tijd kost en waar de uitkomst goed te controleren is, vaak opdrachten uit de mail, conceptdocumenten of het terugvinden van afleverbewijzen. In de kennismaking kijken we wat bij jullie past.
Beslist AI over de planning, documenten of een schade?
Nee. AI bereidt voor, bijvoorbeeld een voorstel voor een wijziging in de ritplanning, een conceptdocument of een conceptmelding. De planner beslist over de planning. Welke chauffeur welke rit rijdt, bepaalt jouw planner zelf: wij bouwen geen toepassing die chauffeurs inzet, selecteert, rangschikt of beoordeelt, ook niet als voorzet. Documenten zijn conceptdocumenten: wat er op een officieel document zoals een vrachtbrief komt en wat daarmee wordt vastgelegd of verstuurd, blijft aan jouw medewerker en de daartoe bevoegde mensen. Bij een schade of claim geven onze toepassingen geen oordeel over aansprakelijkheid. Dat blijft bij jullie.
Kan AI de status van een zending geven, of rij- en rusttijden bijhouden?
Rij- en rusttijden, tachograafgegevens en wettelijke registratie horen niet bij onze toepassingen. Een planningsvoorstel houdt er geen rekening mee, dus de planner toetst dat zelf. Voor de status van een zending zet een toepassing een conceptantwoord klaar op basis van gegevens die jullie zelf aanleveren, of waar het kan uit jullie eigen systemen. Wat daar niet in staat, weet de toepassing niet. Gegevens over individuele chauffeurs, zoals tijden of locaties, gebruiken we daarvoor niet. Standaard leest een medewerker het concept en beslist hij wat naar de verlader gaat. We beloven geen live status en geen leverings- of aankomsttijden.
Wat doen jullie met onze gegevens?
We werken met de gegevens die nodig zijn voor de opdracht. We kiezen standaard voor opslag en AI-verwerking binnen de EU. Verwerken we persoonsgegevens voor je, dan sluiten we daarvoor een verwerkersovereenkomst. Wij en onze leveranciers gebruiken je gegevens niet om generatieve AI-modellen te trainen.
Kan AI onze mails en documenten verwerken?
Ze kunnen worden voorbereid en doorzoekbaar gemaakt, uit de bronnen die je aanwijst. AI kan fouten maken, dus een medewerker controleert voordat iets wordt vastgelegd of naar een verlader gaat. Opdrachten, vrachtbrieven, afleverbewijzen en schademeldingen bevatten persoonsgegevens, bijvoorbeeld van contactpersonen, ontvangers en chauffeurs. Welke gegevens we gebruiken, leggen we vooraf vast, en waar het kan beginnen we met stukken zonder persoonsgegevens. Gaat het om gegevens over je eigen medewerkers, zoals chauffeurs, dan toets je vooraf ook intern wat daarvoor nodig is, bijvoorbeeld met je ondernemingsraad. Gaat het om gegevens die extra zorg vragen, zoals gegevens over letsel bij een schademelding, dan bespreken we eerst hoe dat kan. Zakelijke afspraken met je verladers, bijvoorbeeld over tarieven en voorwaarden, blijven van jou; of je ze met ons of met AI mag delen, toets je vooraf.
Van wie is wat jullie bouwen?
Van jou. Wat we bouwen is van jou, met uitzondering van onderdelen van derden waarvoor hun eigen licentie geldt. We dragen de oplossing over en leggen uit hoe hij werkt.